(Blom) Menuju Budaya Paperless

Semakin banyak menggunakan kertas maka semakin banyak hutan yang akan di tebang, artinya semakin besar PIS bagi karyawan yang bekerja di 'multinasional company' ;-)

Tidak hanya sekedar membandingkan dengan rumput tetangga sebelah tetapi yang satu ini sepertinya jadi agak sedikit mengganggu pemandangan akhir-akhir ini. Jujur saja sewaktu masih mengabdi di salah satu perusahaan kertas terbesar di dunia, pete erapepe penggunaan kertas yang sedikit mubajir memang masih ada. Print voucher untuk lampiran invoice untuk diteruskan ke kasir, print invoice untuk penagihan ke customer, print report untuk presentasi ke petinggi2, dll. Walapun dari periode ke periode dengan adanya budaya CI (Continues Improvement) penggunaan kertas semakin sedikit. Misalnya menggunakan kertas bekas untuk print voucher, penggabungan beberapa receivable menjadi satu invoice, dll. Mungkin karena sudah jadi seperti kebiasaan, hal-hal kecil ini semua sungguh tidak terasa, malah dulu improvement ini masih masuk kategori SS (Suggest System) bukan suatu project improvement yang perlu team besar atau biaya percobaan layaknya satu project CI.

Now, in my lovely office semua serba 'Kertas'. Lihat saja, keseharian sang sekretaris di kantor mengurusi kertas-kertas yang perlu ditanda tangani sang big bos dan selanjutnya diteruskan lagi ke masing-masing yang bersangkutan. Untuk hal-hal tertentu, Yes! perlu ada tanda tangan, hitam di atas putih, tetapi tidak seharusnya semua gerak-gerik yang ada di kantor harus tanda tangan bos kan??

Gak percaya, lets Check it Out...
Nota Dinas
Nota Facsimile
Surat Pengantar
Kwitansi Pencairan
Surat Perjalanan Dinas
Dan kawan-kawan
Ini belum termasuk dengan Paket Kredit dengan lampiran saudara-saudaranya seperti MAK (Memorandum Analisis Kredit), SKPP (Surat Keterangan Permohonan Peminjam), LKN (Laporan Kunjungan Nasabah), Penilaian Agunan, PPND, dll. Untuk sebagian hal di atas memang masih harus membutuhkan hitam di atas putih terkait dengan legalitas dan administratif. Tetapi banyak hal-hal yang seharusnya sudah tidak perlu menggunakan kertas-kertas yang hanya formalitas belaka.

Agak sedikit kaget menerima surat cinta (nota facsimile) dari Kanwil (kantor wilayah) terkait dengan paket kredit salah satu perusahaan yang mau membangun kapal tongkang di Batam.
Nota Facsimile No : B-216/KW.XVII/ADK/02/2011.
Bla...bla...bla...
-. PPND belum diparaf
-. CRR hal 1 bleum diparaf
-. Penilaian agunan belum diparaf
dll.
hmm hanya bisa tersenyum aneh dengan mengerutkan kening dengan selembar nota facsimile dengan kertas tipis agak mengkilat dengan tulisan huruf tidak terlalu jelas. Pinca, Kabag, Grup Head rela meluangkan waktu untuk hal-hal kecil seperti ini, sungguh luar biasa. (dengan senyum tambah aneh ;-))

Tidak bisa dielakkan ini adalah kesalahan Pemrakarsa Kredit, dalam hal ini saya sendiri, tidak ada ampun ini memang kesalahan saya. Tetapi tidak disengaja muncul pemikiran lain dalam otak saya, bagaimana seandainya hal-hal yang kurang substansial seperti ini bisa diselesaikan secara adat sesama kroco-kroco dulu dan saya kira hal seperti ini sungguh tidak amat penting diketahui sampai ke level Pinca. Terbayang seandainya hal seperti ini di tempat kerja lama, mungkin bos saya akan tertawa habis dan langsung mengundurkan diri menemukan anak buah yang terlalu kreatif seperti ini hehe...